Настройка виртуальной АТС — как не терять клиентов

Мы так часто говорим о дополнительных функциях АТС «Телфин.Офис», что иногда забываем о самых простых системных настройках виртуального сервиса. Выполнить их может любой сотрудник компании даже без технического заданий всего за несколько часов. Какие уведомления и правила работы телефонии подключить, как настроить АТС самостоятельно и сделать это грамотно, читайте в нашей статье.

• Настройка уведомлений о пропущенных звонках
• Настройка переадресации

В одной из наших прошлых статей мы подробно говорили о настройке временных интервалов для обработки входящих звонков. Сегодня мы продолжаем рассказывать о том, как не терять клиентов и не пропускать их обращения с помощью системных уведомлений и настройки переадресации.

Настройка уведомлений о пропущенных звонках

В личном кабинете АТС «Телфин.Офис» вы можете самостоятельно настроить оповещение о пропущенных звонках и установить лимит хранилища, при достижении которого, на e-mail будет приходить соответствующее уведомление.

Доступ к настройкам оповещений о пропущенных вызовах и лимита ресурса хранилища находится в блоке главного меню «Настройки» — вкладка «Аккаунт» — блок «Уведомления».

• Нажмите кнопку «Изменить». В любой момент вы можете изменить данные в этом разделе. У нас нет ограничений по числу повторных настроек. Есть возможность включить/выключить уведомления, изменить электронный адрес и % занятого места в АТС.
• Выберите значение бегунка в параметре «Куда присылать». Вы можете указать единый электронный адрес для одинаковых уведомлений, например, ответственного специалиста, или разные, если для каждого типа оповещений вы хотите использовать отдельный e-mail.
• Установите бегунок на оповещениях в разделе «О чем оповещать». На выбор: уведомление о пропущенных звонках и лимите свободного места на диске, при достижении которого на указанный e-mail будет приходить сообщение. Одновременно можно включить два оповещения.

Не забудьте указать электронные адреса, на которые будут приходить ваши системные уведомления, и нажать кнопку «Сохранить».

Настройка переадресации

Еще одна настройка АТС, благодаря которой вы никогда не будете пропускать обращения от клиентов — переадресация звонков сотрудников, которые ушли в отпуск, на больничный или уехали в командировку. Маршрутизацию можно поставить на мобильный или на другой добавочный номер, например, если номер коллеги занят или оборудование не в сети.

Сразу обращаем ваше внимание, что переадресацию вы настраиваете для каждого добавочного номера, который подключен к виртуальной АТС «Телфин.Офис». Для этого вам надо войти в личный кабинет АТС в блок «Сотрудники и очереди» - вкладка «Сотрудники»:

• Нажмите на нужного вам сотрудника.
• В форме выберите вкладку «Переадресация».
• Нажмите кнопку «Включить», затем «+ Добавить правило».

Здесь вы дополнительно настраиваете время работы переадресации и голосовую почту для обработки входящих звонков, если вызов так и не был принят. Одновременно вы можете поставить переадресацию на несколько телефонных номеров. В этом случае есть возможность задать принцип распределения звонков между сотрудниками или разными филиалами компании: «Одновременно всем», «Очередь» или «Каскад». Подробнее читайте «Настройка АТС. Инструкция».

Наталия

руководитель группы продаж

На должности руководителя более 5 лет, обучаю новых сотрудников, провожу тренинги для действующих по повышению эффективности продаж. Взаимодействую с операторами связи по открытию новых направлений.